クラウドビジネスフォンには、インターネットFAXが利用できるという利点もあります。

インターネットFAXとは、文字通りインターネット回線を使用したFAXのことで、通信コストの削減、業務効率の改善、情報の機密性保持といった多くのメリットがあります。

多くのクラウドビジネスフォンでは、インターネットFAXはオプションプランとして設けられているようです。

今回の記事では、クラウドビジネスフォンの魅力の一つであるインターネットFAXについて紹介します。
▶目次

1、クラウドビジネスフォンのFAXとは

クラウドビジネスフォンのメリット5 FAXでコストも業務効率も改善
クラウドビジネスフォンのFAXについて紹介します。

インターネットFAXのしくみ

クラウドビジネスホンのFAXとは、インターネットFAXのことを指します。

インターネットFAXとは、従来のFAX機や複合機が電話回線を使ってFAXの送受信を行う形ではなく、インターネット回線を使用してFAXを送受信する、というものです。ちょうど、従来のビジネスフォンが電話回線を利用しているのに対してクラウドビジネスホンがインターネット回線を利用しているのと同じしくみになります。

インターネットFAXは、インターネットに接続さえできれば、パソコンやスマートフォンからでも接続でき、通信することができます。
パソコンから相手先のFAX機にデータを送信したり、受信したFAXをスマホでPDFとして読み取ったりすることができるのです。

インターネットFAXのメールとの違い

PDFに変換して送受信するのであれば、メールと同じではないかと思われる方もいらっしゃるかと思います。

インターネットFAXのメールとの相違点は2点あります。

  1. FAX番号に直接パソコンやスマートフォンから送信できること
  2. 相手のメールアドレスが不明な場合でも、データを送信できます。

  3. 受信したデータをそのままパソコンやスマートフォンで読み取れること
  4. 外出先などでもリアルタイムに受信したFAXの確認ができます。

2、インターネットFAXのメリット

クラウドビジネスフォンのメリット5 FAXでコストも業務効率も改善
インターネットFAXのメリットについて紹介します。

コスト削減

クラウドビジネスホンのインターネットFAXを利用することによりコストの削減が見込めます。

  • 通信費用の削減
  • 従来のFAX機、複合機の場合は、1枚当たりに送信単価が発生しました。
    また、相手先が遠方であれば送信料金が高くなるなど、相手先の状況によって金額が変動するという一面もありました。
    インターネットFAXの場合は、全国一律で比較的安価な料金プランが設定されています。
    また、FAXの契約プランによっては一定枚数まで送信料がかからないプランも展開されています。

  • 用紙代の削減
  • FAX送受信の費用の他に、コピー用紙の料金についても無視できません。
    インターネットFAXの場合は、データで内容を確認したのちに必要なものだけプリントアプトするといった形が取れます。
    従って、コピー用紙の枚数を大幅に減らすことが可能となるのです。

業務効率が向上する

インターネットFAXは上述のように、インターネットにつながる環境であればどこでも利用できます。
外出先や離席中にも簡単にFAXの内容が確認できるのです。

緊急性の高いFAXに対してリアルタイムに確認でき、対応することができるので、業務効率が向上し顧客からの信頼も向上します。

これに加えて、受信した内容をデータで保管しておくことができることも大きな要素です。後からデータを探したい場合などに、すぐにデータにたどり着けるため、作業効率が改善できます。

情報の機密性を保持できる

従来のFAX機によるFAXでは、事務所内にいる人すべてがFAXの内容を確認できる状態になります。
しかし、クラウドビジネスホンのインターネットFAXは決まった担当者のデバイス(パソコン、スマートフォン)にて受信できるので、情報の機密性を保持できます。

また、紙のFAXの場合は、用紙の紛失が起こりやすいというデメリットもあります。
インターネットFAXの場合は、データとして端末に保存できるので、利用している端末が故障しない限りはデータを紛失してしまうリスクがなく、情報漏えいのリスクを大きく軽減できます。

3、まとめ

クラウドビジネスフォンのインターネットFAXの魅力について案内しました。
インターネットFAXはコスト削減・業務効率の改善・情報の機密性の保持といったメリットがあり、とても魅力的なサービスです。

特に、どこからでもすぐにFAXが確認出来て、変身できるという点については、ビジネススピードが速い現代においては重宝できる機能かと思います。

FAX機や複合機があれば新たに機器を購入しなくても導入できるという点も大きな魅力ですね。また、アプリやメールの機能などと異なり、相手先の通信機器の状態や機能に関わらず、便利に利用できる点についても他のOA機器サービスにはない魅力といえるのではないでしょうか。

クラウドビジネスフォンのオプションとして導入できる場合には、ぜひ検討していただきたいサービスです。