クラウドフォン(PBX)は管理面でも非常に優れていて、管理者のPCにて対応(通話)履歴や電話帳を一元的に管理できます。

今回の記事では、クラウドフォン(PBX)でどのような情報が管理できるか、それによってどのようなメリットがあるかについて紹介します。

ビジネスホンをより便利に活用するための参考にしていただけたら幸いです。

目次

1、クラウドフォン(PBX)の対応履歴確認

クラウドビジネスフォンのメリット8 対応履歴と電話帳の一括管理
クラウドフォン(PBX)の対応履歴確認機能について紹介いたします。

対応履歴確認機能とは

ビジネスフォンの対応履歴確認機能で確認できる機能は一般的に以下の情報です。

  • 発信時間/着信時間
  • 自社電話番号
  • お客様電話番号
  • 通話時間
  • 対応した電話番号

これらの情報を、管理者のPCで一覧として確認することができます。

通話履歴を可視化することのメリット

通話履歴を可視化することによるメリットとしては、以下の点が考えられます。

  • 受電のピーク時やアイドルタイムが一目で確認でき、シフト作成や人員配置の際の参考資料にすることができる
  • 従業員の勤務状況を数値化することができ、スタッフの受電・荷電状況が可視化できる。また、これらによって、業務評価をある程度数値化することも可能になる
  • 従業員のプライベートでのビジネスホン利用を管理できる
  • 拠点間の通話時間のバラつきを確認し、支店の業務の効率比較や地域性の比較を行うことができる

対応履歴の可視化を有効活用するには

クラウドフォン(PBX)の契約サービス状況にもよりますが、多くのクラウドフォン(PBX)には全通話自動録音機能が備わっています。

クレーム対応や新人育成などは、可視化されたデータを確認しながら録音データを確認することにより、必要なデータを必要な時にうまく活用することができます。

2、クラウドフォン(PBX)の電話帳管理

クラウドビジネスフォンのメリット8 対応履歴と電話帳の一括管理
クラウドフォン(PBX)は電話帳も管理者PCで一括管理できます。

クラウドフォン(PBX)の電話帳管理

クラウドフォン(PBX)では、電話帳を管理者のPCで一括管理できます。

ビジネスホンやスマートフォンの電話帳データの作成がパソコンで作成できるイメージですが、部署ごとに電話帳データを登録することができます。また、電話帳データをクラウド上に保存しておくため、端末が故障した際にもデータが紛失されることがありません。

電話帳クラウド管理のメリット

電話帳クラウド管理には、以下のメリットがあげられます。

  • クラウド上にデータを保存するので、電話帳データが紛失されてしまうリスクが防げ、スマートフォンの機種変更の際にもデータの移行がスムーズにできる
  • スタッフの電話帳入力作業の手間を軽減できる
  • 部署ごと、チームごとに同じ電話帳を共有できるので、連携がスムーズになる
  • 紛失や盗難の際にも、端末にデータを残さないので、情報漏えいのリスクを減らすことができる

エクセルデータからの電話帳発信

クラウドフォン(PBX)の電話帳データは、専用の管理ソフトを使用する場合がほとんどです。

使用しているビジネスホンの機能によっては、パソコンのエクセルデータやインターネットのウェブ画面の電話帳から電話帳の発信ができる場合もあります。(スマートフォンで、企業や店舗のホームページから電話を掛けるときのイメージです)

エクセルの場合は、クラウドフォン(PBX)を接続して、エクセルの電話番号の欄にハイパーリンクを入力します。
インターネットの場合は、電話番号にマウスのポインタを合わせて右クリックを押し、「ソフトフォン」をクリックします。

3、まとめ

クラウドフォン(PBX)の一括管理機能について紹介しました。

対応履歴と電話帳を一括管理することによって、業務の効率化やセキュリティの強化、スタッフの正当な評価など様々なメリットが生まれます。

面倒な登録作業もなく、管理に手間がかかるものでもないので、クラウドフォン(PBX)を導入される場合には、ぜひ活用してください。