クラウドビジネスフォンで便利なサービスとして、ビジネスチャットが利用できるという点があります。

近年のビジネスでは、eメールだけではなくチャットツールはかなり幅広く使用されています。特に社内の連絡ツールや情報共有ツールとして、重宝されています。

今回の記事では、ビジネスチャットのメリットについて、個人チャットやeメールと比較しながら紹介していきます。

▶目次

1、チャットサービスの変遷それぞれの特徴

クラウドビジネスフォンのメリット7 チャット利用で便利・安全
チャットサービスの変遷と、それぞれの特徴について紹介します。

チャットとは

チャットは、インターネットの黎明期から存在するので、老若男女問わずご存知の方が多いことと思います。

しかし、古くからのイメージではチャットとはインターネット上で、雑談や趣味の話を見知らぬ相手とするおしゃべりの印象が強いのではないでしょうか?

日本大百科全書にも以下のように記されています。
チャット:コンピュータ・ネットワーク上で、リアルタイムで行われる対話のこと。1980年代なかばから1990年代に盛んであったパソコン通信時代からあるオンラインサービスで、短い文章のやりとりで会話のようにコミュニケーションを図る。

近年の個人向けチャット

スマートフォンやアプリの普及により、近年は高速インターネット通信を利用したチャットサービスが盛んになりました。
LINEやスカイプ、カカオトーク、Googleハングアウトなどがそれにあたります。

リアルタイムのメッセージのやり取りに加えて、インターネット回線を利用した音声通話やビデオ通話ができるのが大きな特徴です。

また、従来のチャットと異なり、電話番号やSNSのアカウントなどと紐づけて、友人や知人との連絡手段としても利用しやすくなりました。

これらのサービスは無料で利用できる反面、

  • 通話品質や信用性が電話と比較すると劣る
  • 情報のセキュリティに不安がある
  • ビジネス利用する際に、検索機能や操作性がやや劣る

などといったデメリットがあります。
あくまで、個人的な連絡手段や趣味の範囲内での利用が一般的です。

ビジネスチャット

ビジネスチャットツールには、無料のものと有料のものがあります。
一般的にビジネスチャットは個人のものと比較すると

  • ファイルの添付がしやすい
  • 同報一斉送信やグループチャット、グループ設定など一度に大人数に連絡することが容易
  • セキュリティがしっかりしている
  • 検索がしやすい

といったメリットがあります。

有料のビジネスチャットは、中でもセキュリティやデータ保存容量、利便性優れていることが一般的です。

無料のビジネスチャットツーでは、チャットワークやSlack、有料のものがワークプレイス、TAGSなどが有名です。

2、クラウドビジネスホンチャットの特徴とメリットについて

クラウドビジネスフォンのメリット7 チャット利用で便利・安全
クラウドビジネスホンのチャットツールについての紹介とメリットについて紹介します。

ビジネスホンチャットMOT/CHA

クラウドビジネスフォンのチャットサービスとして有名なサービスがMOT/CHAです。

MOT/CHAには以下のような特徴・メリットがあります。

  1. 高いセキュリティ
  2. MOT/BOXに登録したアカウントのみでしか利用できなくなっているため、外部の第3者は一切アクセスできません。

  3. グループ一斉通知
  4. 任意のメンバーでグループを作成でき、部署単位のグループで業務報告をしたり、全社員に向けて連絡事項を案内したりすることができます。グループ内のメンバー同士のやり取りを共有でき、また、あとから入ったメンバーも所属するグループのやり取りを過去にさかのぼって確認できます。

  5. 検索機能
  6. キーワード検索をかけることができます。重要な情報をすぐに探し出せるメリットがあります。

  7. デバイス同期
  8. iPhone、アンドロイド、ウィンドウズPCでアクセスできます。

  9. 添付機能
  10. カメラの写真データ、動画、専用スタンプ、位置情報など、テキストでは伝えづらい内容でもそのままファイルを添付して送信することができます。

  11. 主体金管理機能
  12. 出退勤管理としても利用可能です。

MOT/CHAの魅力・メリット

特徴をご覧いただいているうちになんとなくイメージをつかんでいただけたかと思いますが、MOT/CHAは個人向け無料のLINEサービスの有料ビジネス版といったイメージのチャットツールです。

LINEと最も大きく異なる点は、情報のセキュリティが万全の体制ということです。
万が一、情報漏えいが起こってしまった場合は、自社の過失があまり見られなかったとしてもダメージが非常に大きく、その対応に大きな時間とコストを取られてしまうことになります。

また、MOTは有料サービスですが、MOT/CHAはMOTの中に標準セットされているサービスメニューです。
クラウドビジネスホンとしての標準的な機能や、インターネットFAX、通話録音自動機能や、拠点間内線化など、追加料金を支払うことなくこれらの機能がすべて利用できるので、無料ツール以上に安く感じられるかもしれません。

eメールと比較した場合

Eメールと比較した場合のクラウドビジネスホンのビジネスチャットの一番のメリットは、デバイス間の情報共有がしやすいことです。

例えば、作業現場のデータをビジネスチャットの場合は、スマホで写真や動画を撮影してそのまま送信できます。
スマホで撮影した映像を多くの人に送信するためには、従来であればSDカードにデータを落としたり、Googleドライブなどのデータ共有サービスにデータを移し替える必要がありました。

また、同法送信やグループの作成など、連絡の即時性についてもチャットツールの方が大きくリードをしています。

3、まとめ

クラウドビジネスフォンのメリットであるチャット機能について紹介しました。

クラウドビジネスホンのビジネスチャットは

  1. 即時性
  2. 情報の機密性
  3. 検索しやすさ

などが優れています。

MOT/CHAの場合はMOTを利用していれば、そのまま利用できますので、一つの選択肢にトレイ入れられてみてはいかがでしょうか?