クラウドビジネスフォンの導入によってさまざまな場面で業務改善の効率を図ることができます。

特に業務改善の効果が高く発揮されるのは外出時においてです。
ポイントは3つあります。

  1. 外出時における内線電話の利用
  2. 担当者不在(外出)時の転送機能
  3. 外出時における固定電話番号での発信

それぞれのパターンについて、活用事例を紹介します。
▶目次

1、外出時における内線電話の利用

クラウドビジネスフォンのメリット2 外出先でも在社同然で効率UP
クラウドビジネスホンを利用した場合、外出中のスタッフとも通話料無料で内線通話が可能です。

従来のビジネスフォンの場合

従来のビジネスフォンの場合、オフィス内のPBXに接続されたビジネスフォン同士のみが内線通話可能な機器となります。
したがって外出中のスタッフと連絡を取るには、外線発信をするしか手段がありませんでした。

24時間通話定額の携帯電話を契約するなどの工夫をすることにより通話無料で連絡を取る方法はありましたが、そうした手段を取る場合、オフィスのスタッフがビジネスフォンではなく携帯電話から発信しなければならないなど、手間がかかってしまうことがメリットでした。
また、24時間通話定額プランに契約することで余分に通話料の固定費が発生してしまっていたことも。

クラウドビジネスフォンの場合

クラウドビジネスフォンの場合は、あらかじめ外出スタッフの携帯電話にアプリをインストールしておけば、スマホがそのままビジネスフォンになります。クラウドビジネスホンはインターネットに接続さえできれば使用できるので、よほど電波状況の不安定なところや災害発生時などを除けば、外出先からでも内線を利用できるのです。

これによって、外出中のスタッフとの連絡も通信料無料でやり取りできるようになります。

2、担当者不在(外出)時の転送機能

外出している担当者あてに外線電話がかかってきた際にも、クラウドフォンの場合は転送機能が利用できるので非常に便利です。

従来のビジネスフォンの場合

従来のビジネスフォンの場合は、外出中の担当者あてに外線電話がかかってきた場合には、担当者の帰社を待って折り返し連絡をしてもらうか、担当者の携帯電話に外線で連絡を取り、外出先から折り返し連絡するように伝えるかのいずれかでした。

いずれにしてもタイムラグが生じてしまい、自社にとっても顧客にとってもストレスがかかり業務効率が落ちてしまう場面でした。

クラウドビジネスフォンの場合

クラウドビジネスフォンのメリット2 外出先でも在社同然で効率UP
クラウドビジネスフォンの場合には、かかってきた外線電話をそのまま外出先のスタッフに転送できます。

電話に出られない商談の最中であったり作業の最中であったりしない限りは、タイムラグが生じることなく社内にいる場合と同様の対応が可能になるのです。

このような転送機能は、出張や外出の多い営業スタッフだけではなく、在宅ワーカーや非常勤スタッフなどにとっても非常に便利な機能です。

3、外出時における固定電話番号での発信

クラウドビジネスフォン-メリット-外出


外出先から顧客に電話をかける際に、携帯電話からの発信の場合は不審に思われるケースがあります。
相手が個人の場合には、電話に対応してもらえないケースもあるかもしれません。クラウドビジネスフォンの場合は、外出先からでも会社の代表番号で発信できます。

従来のビジネスフォンの場合

従来のビジネスフォンの場合は、外出時には携帯電話の番号で発信することしかできませんでした。
従って、至急の案件で個人の携帯に電話しなければならないような場面では、オフィスのスタッフに連絡するように依頼したり、連絡が着くまで繰り返し電話したりするなどの必要がありました。

クラウドビジネスフォンの場合

クラウドビジネスフォンの場合には、携帯電話から会社の代表番号で発信できます。
顧客に不安や不信感を与えることなく、外出先から連絡ができるようになりました。転送機能同様、在宅ワーカーや非常勤勤務スタッフにとっても便利な機能といえるでしょう。

4、まとめ

スタッフ外出時におけるクラウドビジネスフォンの便利機能を従来のビジネスフォンとの比較でまとめました。

クラウドビジネスホンはオフィス内のPBXにアクセスしなくてもインターネット上のPBXにアクセスすれば利用ができるので、インターネット環境さえ整っている環境であれば、全国どこにいても社内にいるのと同様の使い方でビジネスフォンを利用できます。

スタッフ外出時に限らず、在宅ワーカー、非常勤勤務スタッフ、テレワークなどさまざまなワークスタイルにも対応したビジネスフォンであるといえるでしょう。