名刺管理がクラウドビジネスフォンでできるということは、あまり知られていないかもしれません。

名刺管理といえば、従来は名刺フォルダーに、五十音順にファイリングし必要な際には持ち運ばなければならないことが当たり前でした。近年では、スマートフォンのアプリやインターネット通信を利用した名刺管理ソフトが登場していますが、クラウドビジネスフォンでの名刺管理はそれらをさらに応用させたものになります。

今回の記事では、クラウドビジネスフォンのメリット、名刺管理術について紹介します。

▶目次

1、クラウドビジネスフォンの名刺管理とは

クラウドビジネスフォンのメリット6 営業ツールにもなる名刺管理
クラウドビジネスフォンの名刺管理について紹介します。

クラウドビジネスフォンの名刺管理の仕組み

スマホの名刺管理アプリを利用されたことはありますか?

名刺のデータをスマホのカメラで写真に撮り、管理会社に通信すると、映像データを文字に切り替えて、ウェブ上で名刺データを管理してくれるソフトのことです。映像データが文字情報に切り替えられているので、情報の検索や並び替えが容易であり、データ化されているため紛失や個人情報の流出の可能性が低くなることがその大きな魅力です。

クラウドビジネスフォンの名刺管理についても、基本的なサービス内容はスマホの名刺管理アプリとよく似ています。
スマホのアプリと異なる点としては、ビジネスフォンと連携しているので、電話帳データから直接名刺データを呼び出して電話発信できることです。

クラウドビジネスフォンの名刺管理サービス

代表的なクラウドビジネスフォンの名刺管理サービスとしては、以下の業者があります。

  • NTT西日本(スマート光ビジネスUC)
  • ウェブ上で電話帳を管理するビジネスフォンのオプションプランです。電話帳管理の機能の一つとして、名刺管理の機能も付与されています。

    デバイス上に電話帳データが残らず、スマホを紛失した場合には即座に電話帳データへのアクセスを凍結できるので、非常にセキュリティ面に優れた名刺管理サービスです。

    スマホで名刺データを撮影することによりデータを読み込むことができます。

  • MOT/TEL
  • 名刺管理アプリMOT名刺を利用すると、名刺をスマホで撮影するだけで氏名・住所・電話番号などのデータが自動的にクラウド上に保存されます。

    PC、スマホから名刺データにアクセスすることができ、従業員間で名刺のデータを共有することも可能になります。
    検索機能に優れているだけでなく、年賀状やハガキの印刷データを一括作成できるなど業務を簡素化できるサービスです。

2、名刺を共有することのメリット

クラウドビジネスフォンのメリット6 営業ツールにもなる名刺管理
クラウドビジネスフォンで名刺を共有することのメリットについて具体的に掘り下げていきます。

名刺を個人管理すると機会損失に

名刺に関して、従業員が各自保管しているケースが従来は一般的でした。

各自の保管の場合には、以下のデメリットがあります。

  • 担当者が不在の場合には、取引先や見込み顧客の連絡先が分からなくなってしまうことがある
  • 担当者が退職する際に、顧客の担当者情報などがうまく引き継がれない場合がある
  • 案内事項を一斉周知したり、年賀状を送付したりする際には、従業員一人ひとりに顧客の情報を確認しなければならない
  • 営業マン同士で、アタック先が重複してしまう場合がある

こうしたデメリットは、担当者の退職により築き上げた担当者同士の信頼関係がリセットされてしまったり、案内を送付すべき顧客に対して案内が漏れてしまったり、重複して同じ顧客にアタックしてしまうことにより労働時間を無駄に費やしてしまったり、と営業の機会損失に直結します。

名刺を共有することで生まれるメリット

営業面でのメリットも生まれます。そのもっとも典型的な場面は休眠顧客の再アタックリスト作成の際です。

特に、やみくもに活動しても効果的に実績を上げづらい法人営業においては、一度商談をしたことのある企業や問い合わせを受けたことのある企業は、成果につながりやすい重要な見込み顧客です。

アプローチがあまりにも頻繁な場合は先方から煙たがられてしまい効果的な営業につながりませんが、アプローチの期間が空きすぎてしまうと今度は忘れられてしまうリスクに直結します。

名刺管理アプリは、住所別などでの抽出も可能であり、戦略的に再アプローチするためのツールとして使用できます。

外出先でも名刺が確認できる/h4>

クラウドビジネスホンの名刺管理ソフトは、クラウド上にデータを保存するので、インターネットに接続さえできればどこからでも名刺のデータを確認できます。

外出時や休日の場合でも、顧客の連絡先が確認できます。

3、まとめ

クラウドビジネスフォンのメリットの一つ、クラウド名刺管理について案内しました。

スマートフォン対応の名刺管理アプリは様々なサービスが展開されていますが、さらに一歩進んでクラウドビジネスフォンと連携させるサービスも登場しています。

ビジネスフォンとも連携させられるメリットがあることに加え、名刺管理ソフト単独で利用するよりも安く利用できる可能性が高いため、ビジネスクラウドフォンの名刺管理サービスはオススメです。
名刺共有を利用すれば、単に探す手間が省けるだけではなく、業務の改善や営業機会の創出にもつながります。